Na wstępie pragniemy wyjaśnić pewną niezgodność, którą można usłyszeć w środowisku przedsiębiorców, a mianowicie faktura ustrukturyzowana to nie to samo, co potocznie zostało przyjęte jako faktura elektroniczna.
Faktura ustrukturyzowana – faktura elektroniczna, ALE posiadająca tzw. ustrukturyzowany format XML, który jest pojęciem czysto technicznym. W praktyce to nic innego, jak zapis informacji zgodnie z określonym standardem, a dokładniej kategorią danych, jakie faktura powinna obejmować. Tak więc faktura ustrukturyzowana będzie plikiem, aczkolwiek nie w postaci PDF, a w postaci XML, która zawierać będzie informacje takie, jak np. dane sprzedawcy oraz nabywcy, kwoty transakcji, przedmiot sprzedaży, daty przeprowadzenia transakcji itp.
W przypadku tego rodzaju faktury, standardy są narzucane przez Unię Europejską w prawie unijnym. Jednak Unia daje możliwość dostosowania przez państwa członkowskie przepisów unijnych pod ich własny porządek prawny. Standard narzucony przez prawo unijne, można znaleźć w prawie polski, które reguluje porządek publiczny.
W zwykłej fakturze elektronicznej najczęściej mamy do czynienia z formatem PDF i jest to w pewnym rodzaju obraz, który może być przesyłany pomiędzy podmiotami w formie elektronicznej. Zatem, aby zapoznać się z jej treścią, konieczne jest przeczytanie jej. Z kolei elektroniczna faktura ustrukturyzowana również zawiera dane, ale z dane mogą być automatycznie przekazane oraz przetworzone przez komputerowe systemy księgowe. Nie ma zatem konieczności udziału człowieka.
Korzyści związane z korzystaniem z faktury ustrukturyzowanej:
– zwiększenie efektywności pracy poprzez większa automatyzację,
– zminimalizowanie ryzyka popełnienia błędu przy odczytywaniu danych z faktury,
– obniżenie kosztów poprzez automatyczny odczyt danych przez system księgowy,
– jednolity wzór zapewnia zgodność z prawem,
– brak konsekwencji za brakującą treść na fakturze,
– całkowite ograniczenie trudności związanych z wysyłaniem, doręczaniem oraz odczytem wiadomości,
– włączenie polskich przedsiębiorców do zamówień publicznych na terenie całej Unii Europejskiej poprzez komunikację cyfrową.