Każdy pracodawca zobligowany jest do prowadzenia teczek osobowych zatrudnianych przez siebie pracowników. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z Kodeksu Pracy. Adnotacje tego dotyczące odnajdziemy jednak także w ustawie o rentach i emeryturach oraz najnowszym rozporządzeniu dotyczącym prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Akta osobowe pracowników powinny składać się z 4 części.
Część A – dokumenty związane z ubieganiem się osoby zatrudnionej o pracę. W jej skład wchodzą między innymi oświadczenia i dokumenty dotyczące danych osobowych pracownika oraz skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.
Część B – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz przebiegiem zatrudnienia. W skład tych akt wchodzi między innymi umowa o pracę, zakres obowiązków pracownika, dokumenty, które tyczą się wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach, potwierdzenia dotyczące zapoznania się pracownika z regulaminem, przepisami BHP, warunkami zatrudnienia oraz zakresie oraz sposobie stosowania monitoringu. Ponadto do dokumentów z tej kategorii zalicza się akta dotyczące przyznania pracownikowi urlopu, nagrody, premii, wykorzystania uprawnień rodzicielskich itd.
Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia bądź wygaśnięciem stosunku pracy. Do dokumentów tych zaliczamy oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę, akta dotyczące wypłacenia bądź niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, kopię świadectwa pracy, umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy itd.
Część D – dokumenty dotyczące kar porządkowych. W aktach tych odnajdziemy między innymi odpisy zawiadomień o ukaraniu pracownika oraz dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej.