Jednym z rodzajów faktur jest faktura zaliczkowa, która służy dokumentacji otrzymywanych zaliczek, zadatków oraz przedpłat.
Dokument potwierdza wpływ przedpłaty w całości lub w części jeszcze przed wydaniem określonego towaru lub wykonaniem usługi.
Odpowiednio sporządzona faktura zaliczkowa powinna zawierać:
– datę wystawienia,
– kolejny numer,
– imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy,
– numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
– datę otrzymania całości lub części należności, o ile różni się ona od daty wystawienia faktury,
– kwotę otrzymanej należności,
– kwotę podatku,
– dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.
Warto pamiętać o tym, że jeśli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej wartości transakcji sprzedawca w momencie jej realizacji zobowiązany jest do wystawienia faktury końcowej (rozliczeniowej).
Przepisy prawne definiują rodzaj zaliczek, których otrzymanie nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, czyli nie ma obowiązki dokumentowania ich fakturą zaliczkową.