W przypadku, kiedy faktura ulegnie zniszczeniu lub zaginie istnieje możliwość jej ponownego wystawienia. Dokument taki powinien zawierać wyraz “DUPLIKAT” oraz datę jego ponownego wystawienia.

Duplikat faktury może wystawić:

  • sprzedawca lub osoba przez niego upoważniona,
  • nabywca – na wniosek sprzedawcy,
  • organ egzekucyjny (komornik) – faktura wystawiana jest na wniosek dłużnika lub nabywcy.

Należy pamiętać, że duplikat musi odzwierciedlać dane zawarte na pierwotnym dokumencie.

Kiedy odliczyć VAT z faktury?

Jeżeli z faktury odliczono VAT i dopiero później uległa zniszczeniu lub zaginęła, to duplikat stanowi tylko potwierdzenie tej transakcji i data nie ma znaczenia. Jednak w przypadku, gdy nabywca nigdy nie otrzymał faktury pierwotnej, wówczas prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje w dacie otrzymania duplikatu.

Jak rozliczyć to w PIT?

Rozliczenie duplikatu faktury w podatku dochodowym, wygląda podobnie jak w podatku VAT. Istotne znaczenie ma to, czy faktura pierwotna trafiła wcześniej do nabywcy, czy nie. W pierwszym przypadku, gdy otrzymaliśmy fakturę, ale została ona zagubiona, to nie ma problemu, nie ewidencjonujemy dokumentu, tylko archiwizujemy go w miejscu pierwotnego. Problem zaczyna się, kiedy podmiot nie otrzymał faktury VAT, ponieważ wtedy nie wiemy czy zaksięgować ją z datą pierwotna, czy z datą otrzymania duplikatu faktury. Doradcy podatkowi często uważają, że fakturę należy zaksięgować z datą pierwotną, a data otrzymania duplikatu nie ma znaczenia.