Dokumenty księgowe powinny być odpowiednio sporządzane, ponieważ są podstawą ewidencji księgowej oraz dokumentują zaistnienie operacji gospodarczych. W firmach, w których prowadzona jest ewidencja księgowa w formie chronologicznej łatwiej uzyskać rzeczywisty oraz szczegółowy obraz sytuacji finansowej firmy.
Wyróżniamy:
– Dowody zewnętrzne obce, w skład których zaliczamy akta otrzymane od zewnętrznych kontrahentów (np. faktury, rachunki)
– Dowody zewnętrzne własne, czyli dokumenty wystawiane przez dane przedsiębiorstwo, a następnie przekazywane kontrahentom (np. noty księgowe)
– Dowody wewnętrzne, czyli dokumenty dotyczące spraw wewnętrznych firmy (lista płac, dokumenty obrotu kasowego)
Ważnym obowiązkiem osób prowadzących ewidencje jest prowadzenie ich pod względem merytorycznym, formalnym i rozrachunkowym.