Osoby fizyczne, które prowadzą przedsiębiorstwo oraz uproszczony sposób księgowania – podatkową księgę przychodów i rozchodów mają obowiązek przygotowania zestawienia dowodów. Możliwe jest więc dzienne oraz zbiorcze ujmowanie danych informacji.
Zbiorczą informację dokonuje się na podstawie faktur, dowodów wewnętrznych oraz rachunków wystawionych podczas jednego dnia lub jednej podróży służbowej.
Prowadzenie na bieżąco KPiR wymaga od przedsiębiorców lub księgowych obsługujących dokonywania wszelkich zapisów zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów.
Podstawą zapisów są dowody księgowe, którymi mogą być zarówno faktury, rachunki oraz inne dowody. Zapisy dokonywać należy na bieżąco, czyli każdego dnia albo chronologicznie w czasie zapewniającym terminowe rozliczenie. W księdze ujmuje się wszystkie uzyskane przychody oraz poniesione koszty uzyskania przychodów. Przy dużej liczbie dowodów potwierdzających zaistniałe operacje ograniczyć należy zakres księgowania poprzez dokonywanie zbiorczych zapisów. Akceptowalnym rozwiązaniem dla organów skarbowych jest zastosowanie zbiorczych zestawień sprzedaży. Stosuje się je między innymi wtedy, gdy w firmie dziennie wystawiane jest wiele faktur.
Zbiorcze ujmowanie zalicza się do wyjątkowej sytuacji i dotyczy wyłącznie określonego rodzaju kosztów. Przepisy przewidują tego typu możliwość w odniesieniu do wydatków z tytułu używania samochodów osobowych do działalności gospodarczej, a niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych.