Pojęcie dokumentacji pracowniczej obejmuje akta osobowe pracowników, a także pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Akta osobowe zawierają informacje związane z:
– zatrudnieniem,
– nawiązaniem stosunku pracy,
– przebiegiem zatrudnienia,
– rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.
W 2019 roku zostały wprowadzone zmiany związane z przechowywaniem akt pracowniczych. Do tej pory obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji wynosił 50 lat. Od 1 stycznia 2019 r okres ten został skrócony do 10 lat.
Nowy okres przechowywania akt obowiązuje:
1. zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r.,
2. zatrudnionych w latach 1999 a 2019, pod warunkiem, że pracodawca złoży do ZUS:
– oświadczenie (ZUS OSW) oraz
– raport informacyjny (ZUS RIA). Okres 10-lat biegnie od końca roku, w którym pracodawca złoży raport informacyjny.
Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. jest zaś przechowywana na dotychczasowych zasadach, czyli 50 lat.