Jak wynika z przepisów ustawy o VAT, wszyscy czynni płatnicy podatku od towarów i usług, zobowiązani są do sporządzania i składania deklaracji podatkowej do Urzędu Skarbowego.
Jeśli rozliczają się oni miesięcznie muszą do każdego 25 dnia kolejnego miesiąca składać deklarację, jeśli natomiast wybrali rozliczenia kwartalne, muszą złożyć odpowiednie dokumenty do US w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po danym kwartale.
Obowiązek złożenie deklaracji nie jest uzależniony od liczby transakcji dokonanych w danym miesiącu czy uzyskanego przychodu. Oznacza to, że nawet jeśli firma w danym miesiącu nie dokonała ani jednej sprzedaży, do urzędu i tak musi trafić jej deklaracja – tak zwana zerowa deklaracja VAT. Wszyscy czynni płatnicy muszą wywiązywać się z tego obowiązku, nawet jeśli należność podatkowa wyniosła zero ze względu na brak transakcji lub wyrównanie się podatku należnego i naliczonego.
Niezłożenie deklaracji, nawet zerowej, może spowodować nałożenie na podatnika kary określonej w kodeksie karnym skarbowym. Okresowe deklaracje stanowią dla Urzędu Skarbowego podstawowe źródło informacji na temat prowadzonej działalności i dokonywanych transakcjach podlegających opodatkowaniu. Zobowiązania przedsiębiorców do składania tego dokumentu stanowi również jeden ze sposobów na weryfikację uczciwości podatników oraz zapobieganie nadużyciom.